读书「向上管理」

汇报工作只占了一个员工全部工作的20%,但却决定了他80%的工作效率和工作成果。以前对这类人情世故不以为意,认为都是溜须拍马,看了「向上管理:如何正确汇报工作」后,收获颇丰。在工作中遇到的问题,往往在技术层面都有办法,难就难在人上。第一次阅读这类职场书,摘录了书中的目录和要点。

正确认识上下级关系

认识你的公司

一、明确企业的组织架构

  • 了解一家企业的组织架构,可以让你了解这家企业运营的核心,这个核心同时也是你工作的核心和指向。
  • 清楚企业组织能力的来源、模仿组织能力的行为、加强组织能力的训练,成为造就组织能力的一部分。

二、认识企业的团队组成

团队是由少数技能互补,愿意为了共同的目的、业绩目标和工作方法而相互承担责任的人组成的群体。

  • 人:团队中的人是团队的核心要素。
  • 技能互补:团队需要你成为什么样的人,你就应该成为什么样的人。
  • 共同的目标:目标的存在能够为团队成员导航,解决“我们要去哪里”的问题。
  • 协同工作:应该团队要通过成员的分工和协作来工作。
  • 承担责任:承担责任是对团队内部成员的要求。

一个高效的团队具备以下特征:诚信透明,积极主动,互相帮助,善于自省,彼此尊重,互相分享,持之以恒,彼此倾听。

三、洞察企业的故事和文化

  • 融入一家公司最快速的方式不是融入工作,而是了解这家公司的故事、融入它的文化。
  • 多看,观察企业的行为模式;多听,倾听其他人说话的方式;多做事,少说话。
  • 最好不要抱怨,有话最好咽下去;说话之前先想一想,说者无意、听者有心。

四、了解企业最终是为了正确的自我定位

  • 自我定位决定你未来的成长和成功
  • 能力弱用态度补,态度弱用能力补,性格差用态度补

认识你的上司

一、上司不是你选的,而是组织选的

  • 上司强,你就跟着干
  • 上司弱,你就当“枪手”
  • 主动和上司性格互补

二、了解上司的处境

  • 了解上司的难题
  • 帮助上司解决他的难题

三、是你适应上司,不是上司适应你

  • 适应上司的沟通方式:沟通方式,沟通频率、沟通时间
  • 适应上司的工作风格
  • 不要低估你的上司
  • 永远不要让上司感到意外,除非意外惊喜
    • 当工作事态显示出不好的趋势时,首先要汇报给上司,千万不要压着。

四、解析上司的人格特型

  • (D) Dominance 支配型:行动力强,以结果为导向
    • 你需要:服从和尊重,直截了当,随时让他掌握状况,拿出结果,能够处理他照顾不到的细节,通过时间获取信任
    • 多谈谈 What
  • (I) Influence 影响型:性格温和乐观,以人为主
    • 你需要:尊重和认同,能够充分思考,把工作计划贯彻到底,能够自我管理
    • 多谈谈 Who
  • (S) Steadiness 稳健型:以程序为主,做事严谨精细
    • 你需要:有勇气改变现状,灵活的工作方式,愿意替他冲锋陷阵
    • 多谈谈 How
  • (C) Compliance 支持型:以服从规则为主,乐于支持他人
    • 你需要:能够团队协作,给出明确的规则,给出数据供决策
    • 多谈谈 Why

五、认识上司的5种角色

  • 上级领导
    • 管理者是战术的实施者,给出的是方法
    • 领导者是战略的制定者,给出的是方向
  • 下属的人生导师
    • 教你做事的上司
    • 教你做人的上司
  • 组织资源的支配者
    • 物质资源:物质、人力、嘉奖、晋升
    • 精神资源:信任。组织中最难获得的资源就是信任
  • 权利的使用者
    • 弄清权利在谁的手中,责任在谁身上,利益由谁获得
  • 你未来的资源和朋友

六、了解上次对你的真正期望

  • 在达到上司对你期望的同时稍稍超出他的期望
  • 观察并询问上司的工作标准,以及对你的工作标准

建立和谐的上下级关系

###与上司合作共赢的五大原则

一、敬业原则:你是否还能做得更好

  • 如何你很敬业,那就请建立起个人口碑,口碑就是你的招牌。

二、服从原则:上司的信任从你服从的那一刻开始

  • 执行第一,聪明第二;服从第一,承受第二

三、请示原则:任何时候都不要剥夺上司决策的权力

  • 请求上级给予工作上的指示;请求批准方案的请示;请求批转对接的请示
  • 千万不要帮上司做决定

四、互赖原则:优势互补实现 1+1>2

  • 职场成长3个阶段:依赖;独立;互赖
  • 互赖阶段最容易犯的错误就是自以为翅膀硬了可以丢开上司了
  • 互赖最终走向的是团结,互相信任

五、功劳原则:认识职场中的功劳

  • 你的功劳就是上司的功劳
  • 上司的功劳永远是上司的功劳
  • 得到上司的肯定就是自己的功劳
  • 能得到组织的肯定是上司的功劳
  • 先把功劳让给上司,得到上司的肯定,然后上司开始把功劳归于你

总结:把上司当成你最重要的大客户

做好自己的工作:工作五位法

一、定位:定位就是找到你在组织中的位置;定位是你对自己的评估和了解;定位告诉你该做什么、不该做什么。

二、到位:把工作做到上司满意或者超出他的预期;“到位”就是管理上司对你的预期,从细节开始管理上司对你的期望。

三、补位:哪里需要你,你就在哪里,学会在团队中做“补位者”。

四、站位:你站在一个位置上,就要做好那个岗位的事情,就要做好领导派给你的工作。

五、换位:学会站在他人的角度思考问题,换位思考非常重要。

总结:本质是让上司放心,放心之后才能有之后的信任,有了信任才能交心。

获得上司信任的五个关键

一、“恭”无不克:用汇报的方式尊重上司

二、“能”者多劳:永远比别人“多”一点

三、术有专攻:把你的专业发挥出来,去引导上级

四、忠贞不二:忠诚就是你的个人标签

五、沟通第一:用沟通认识上司,了解他

总结:坚守原则和底线,获取信任

如何正确汇报工作

你应该如何汇报工作

一、建立机制:形成有效的工作汇报机制,把汇报工作变成条件反色,一定要养成的工作习惯。

二、理清思路:理清汇报思路

  • 一次汇报的重点应该只有一个,并且应该能用一两句话来表达清楚

三、突出重点:分清轻重缓急再汇报,重点事情持续汇报。

  • 强调紧急的
  • 强调重要的
  • 强调和上司利益关系密切的
  • 强调上司关心的

四、简明扼要:学会用三句话总结你要说的内容,语言简洁,说到重点,语句条理清晰。

  • 三点逻辑
    • 精髓在于总结与归类:三种方法、三个方面、三个时间
    • 学会用“一、二、三点”来说话、汇报和思考
  • 要汇报好处、收益、价值,不要汇报无关紧要的细节
  • 要汇报结果,不要刻意汇报过程
  • 按时间逻辑迅速整理思路:过去、现在、未来,按这3个时间来汇报工作

五、数字说话:数字比简单陈述概况更有说服力,用数据说话,让汇报更理性。

六、洗耳恭听:倾听是技术也是艺术,听清楚上级对本次汇报的总结和指示。

  • 我们打断别人的话,通常有3种原因
    • 我们认为自己了解对方要说的要点了
    • 我们认为对方说得不对,急于反驳对方说的话
    • 我们认同对方说的话,但是我们急于发表自己的意见
  • 不管哪种原因,都应该先听对方说完,再做出反应

七:复述要点:对领导的汇报反馈中的难点、重点、疑问,复述确认后再回复。

  • 检查双方的理解是否有偏差
  • 补充遗漏的地方
  • 沟通技巧
    • 学会重复和总结,用“一、二、三”总结对方说的话
    • 当对方表达自己的一个感觉时,你可以补充一个相关的事实。当对方陈述自己经历过的一个事实时,你可以将自己对这件事的感觉补充进去。

总结:把每一次汇报当成展示自己的机会

上司希望你如何汇报工作

一、主动汇报:不要等他问了你才说

  • 汇报工作不是工作的形式,汇报本身就是工作,是你职责的一部分。

二、准备充分:准备充分的材料、数据和备选方案

三、效率第一:用最短的时间说出重点内容

四、结论先行:先说出结论,再阐述内容;上级再追问,那再继续汇报。

五、中途汇报:重要的工作,中途持续不间断地汇报。

六、把握轻重:有异常的信息应该第一时间汇报,不能事后再汇报。

  • 隐瞒不报坏消息的6个心理陷阱
    • 这件事以前发生过,很好解决
    • 上司说了没有重要事情不要麻烦他
    • 我知道所有的事情
    • 这件事我应该能解决
    • 上司应该知道这件事情
    • 我不用完整汇报。理解偏差:上司以为你汇报的是另一件事,你又以为上司已经知道了。

七、掌握分寸:不能自作主张,以为是一件合理的事情,而做决定,需要上级同意。

八、不要越权:汇报工作不能越过上级,上级的上级问后,汇报后也要告诉现任上级。

  • 越级汇报是职场大忌
    • 不该你去汇报,你主动出头了,为了向高层展示自己,期望得到赏识。这种想法本身就是错误的。应该通过自己的直属上司去汇报。
    • 本身不想越级汇报,只是想紧急解决问题。
  • 越级汇报的方式
    • 可以汇报的内容,简单汇报
    • 不确定是否可汇报的内容,请示完自己的上司后再汇报
    • 越级汇报后要把汇报的情况再汇报给自己的上司

总结:带着方案来而不是带着问题来,且有备选答案。有了答案后再来请教上司对你答案的意见。

  • 不知道选什么,往往只是因为不知道哪个更好
  • 不知道哪个更好,往往是因为掌握的信息不够多

汇报中如何实现有效沟通

一、完整的沟通包含3个内容:发送、接收和反馈

二、建立“沟通 - 反馈”的良性循环

三、支撑起沟通的5个支点

  • 关系:有了关系,别人才愿意听你说话
    • 多关心别人
    • 不要过多要求别人
  • 人事:把人和事分开,才能针对事件本身来沟通
    • 可以有自己的想法,但不要过分主观化
    • 拒绝要直截了当,并说明原因
  • 情绪:梳理情绪,沟通才能顺畅进行
    • 先解决情绪,再解决问题
    • 不要跟情绪不好的人讲道理
  • 认知:建立认知,从强化表达开始
    • 多使用类比和事例
  • 利益:有了利益,沟通才能达成共识
    • 围绕价值进行沟通,从对方的角度来看价值

四、如何选择沟通的恰当时机

  • 汇报要选择上司心情好的时候
  • 申请决策要选择上司不忙的时候
  • 不同沟通内容都有各自的最佳时机
    • 道歉一定要在事发当天
    • 履行承诺要早于承诺的最后期限

五、如何高效地做出工作总结

  • KPI:以业绩指标的方式进行业绩回顾
  • 综合绩效:衡量业绩以外的其他贡献
    • 为公司贡献了什么
    • 为客户做了些什么
    • 自己提升了多少?学习了什么?教给其他人什么?
    • 为改进公司的管理和流程上做了什么?
  • PDCA:做出明确的未来计划(用于做计划)
    • (P) 目标:工作目标是什么?打算做成什么样?
    • (D) 执行:准备如何执行
    • (C) 检查:如何保证自己能够正确执行?如何保证执行力度?
    • (A) 改善:如果目标和执行之间出现偏差,该如何回到正确轨道?

总结:把沟通当做促进了解的契机

  • 是否了解上司的工作、目标、价值标准
  • 是否了解上司对你的期望
  • 是否了解上司的工作能力,长处和短板
  • 是否了解上司目前工作的难题
  • 是否了解上司对你的评价

如何通过汇报工作,实现真正的向上管理

一、改变观点:管理不只是自上而下的

二、主导沟通:向上管理就是和上司最完美沟通

  • 积极主动地沟通
  • 沟通期望,分享彼此的期望
  • 沟通风格,找出最适合双方合作的风格
  • 沟通信赖,建立信任和依赖
  • 沟通压力,了解彼此的处境

三、主动出牌:不要总等着你的上司先出牌

  • 转换思维,开始用上司和组织的思维去做事
  • 在需要上司采取措施的时候,提出明确要求
  • 主动提供上司更多资讯
  • 成为解决问题的那个人
  • 追踪结果并进行汇报
  • 提供反馈,并要求别人做出反馈

四、获得认同:让上司认同你设想的影响力法则

  • 避免冲突,迂回地达成目的
  • 说出你的想法和方案的价值所在
  • 管理上司对你的印象
  • 为上司创造有利的价值

五、协助提升:向上管理的最高境界是实现你和上司的共同提升

总结:你让上司卓有成就,他也会回报你成效

总结

20%的事情决定了你向上管理80%的效果,20%的向上管理决定了80%的工作。

所有汇报工作,都要通过良好沟通去完成,没有良好表达能力与上级汇报,也会出现信息歪曲。本书中沟通强调5个支点:关系、人事、情绪、认知、利益。

每个管理者都应该把数据、事实、知识、判断、对策、指挥、直觉或经验,贡献给自己的上司。这种“向上的贡献意识”,可以使上司做出正确的决策,使上司的决策能够有效地支持自己的工作,至少不会给自己添麻烦。—— 《卓有成效的管理者》